Ihre Rechnung: einfach elektronisch
Ab dem 01. Januar 2027 müssen alle Rechnungen an Unternehmen auf digitalem Weg versandt werden. Hintergrund ist das Wachstumschancengesetz, das eine digitale Zahlung und Verarbeitung der Umsatzsteuer ermöglichen soll. Wir erläutern Ihnen, was sich für Ihr Unternehmen ändert und wie Sie von der digitalen Rechnung profitieren.Vorteile der digitalen Rechnung
Gesetzeskonforme Rechnungen
Sie müssen nichts tun: Ihr Rechnungsverkehr entspricht automatisch den Vorgaben.
Einfaches digitales Handling
Nutzen Sie die Vorteile elektronischer Prozesse für Ihr Unternehmen.
Schneller Rechnungsprozess
Sie erhalten Ihre neue Rechnung per Klick und sparen sich den Papierkram.
E-Rechnung – der neue Standard
Für uns als Rechnungsaussteller gilt zunächst eine gesetzliche Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen wir Rechnungen noch in herkömmlicher Form ausstellen. Ab dem 01. Januar 2027 beliefern wir unsere Geschäftskunden ausschließlich mit elektronischen Rechnungen. Wir empfehlen Ihnen, frühzeitig zu prüfen, ob Ihre Systeme für den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen eingerichtet sind.
Was ist die elektronische Rechnung?
Seit dem 01. Januar 2025 gilt in Deutschland eine neue Pflicht: Rechnungen an umsatzsteuerpflichtige Geschäfts- und Gewerbekunden müssen als E-Rechnung, also in elektronischer Form, ausgestellt werden. Daraus ergibt sich für alle im Inland tätigen Unternehmen die Anforderung, solche Rechnungen auch digital empfangen und verarbeiten zu können. Die Regelung macht dabei keine Unterschiede, weder nach Branchen noch nach der Größe des Betriebs. Ob Kleinbetrieb oder Konzern: Sobald ein Unternehmen Umsatzsteuer entrichtet, ist es von der Pflicht erfasst.
Konkret: An eine E-Rechnung werden feste technische Anforderungen gestellt. Grundlage ist die europäische Norm CEN EN 16931. Die digitale Rechnung darf ausschließlich in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, versendet und empfangen werden. Dahinter steht das Ziel, die gesamten Rechnungsabläufe durchgehend digital zu gestalten. Auch die spätere Abführung der Umsatzsteuer soll elektronisch erfolgen. Vollkommen neu ist der digitale Rechnungsaustausch allerdings nicht: Formate wie ZUGFeRD und X-Rechnung werden branchenweit schon seit Jahren eingesetzt und haben sich als Standard etabliert.
Wie funktioniert die neue E-Rechnung?
Unsere Rechnungen stellen wir in den Formaten ZUGFeRD und X-Rechnung aus. Das sind zwei Standards, die sich im Markt fest etabliert haben und alle gesetzlichen Vorgaben für die E-Rechnung erfüllen. Damit sind Ihre Rechnungsprozesse auch für die digitale Zukunft gerüstet. In der Regel versenden wir Rechnungen im ZUGFeRD-Format: Sie bekommen ein PDF, das zusätzlich einen eingebetteten XML-Datensatz enthält und sich so automatisch weiterverarbeiten lässt. Auf Wunsch liefern wir Ihre Rechnung alternativ auch als X-Rechnung aus.
Unterschied ZUGFeRD und X-Rechnung: Beide Formate entsprechen den Anforderungen der CEN-Norm EN 16931. ZUGFeRD arbeitet hybrid: Einem PDF-Dokument ist ein XML-Datensatz beigegeben, der die Rechnungsinhalte maschinenlesbar abbildet. Die X-Rechnung dagegen ist rein strukturiert aufgebaut, wurde speziell für den Einsatz in der öffentlichen Verwaltung entwickelt und enthält keinerlei visuelle Rechnungsdarstellung.
Hinweis zu Kleinbeträgen
Nicht jede Rechnung unterliegt der E-Rechnungspflicht: Rechnungen über steuerfreie Leistungen sowie Rechnungen mit einem Bruttobetrag von weniger als 250 Euro dürfen auch weiterhin in Papierform ausgestellt werden. Ob Sie diese Fälle zusätzlich elektronisch abwickeln möchten, bleibt Ihnen überlassen.