Außerhalb Ihres Blickes: die Gefahren von Schatten-IT

Die zunehmende Digitalisierung und die nahezu flächendeckende Verbreitung von Smartphones, Tablets und Laptops machen es möglich: Für jede Aufgabe, für jede Herausforderung gibt es eine Webanwendung, Software oder App, die unterstützen kann. Das Problem dabei ist, dass es in der Regel viele Anwendungen gibt, die alle mehr oder weniger das Gleiche können und es reine Geschmackssache ist, welche man verwendet. So kann sich schnell Schatten-IT in Ihrem Unternehmen breit machen. Aber von vorn:

Was ist Schatten-IT?

Unter Schatten-IT versteht man alle digitalen Ressourcen, die außerhalb der offiziellen IT-Strukturen eines Unternehmens von den Mitarbeitenden genutzt werden. Also sämtliche Geräte, Software, Apps und Webanwendungen, deren Nutzung nicht offiziell von der IT-Abteilung oder der Geschäftsführung genehmigt wurde – und auch nicht von diesen kontrolliert und überwacht wird. Genau darin besteht auch das größte Risiko: Wenn Sie nicht wissen, welche Programme Ihre Mitarbeitenden verwenden, können Sie auch nicht abschätzen, welche Gefahren davon ausgehen.

Typische Risiken von Schatten-IT

Die Gefahren, die von Schatten-IT ausgehen, können sehr unterschiedlich sein und verschiedene Bereiche des Unternehmens betreffen. In der Regel werden Programme und Geräte nur dann für den offiziellen Gebrauch genehmigt, wenn sie einen ausreichenden Schutz vor Datenverlust, Datendiebstahl sowie Malware und Viren bieten. Bei Anwendungen, die ohne Ihr Wissen eingesetzt werden, kann dies nicht mehr gewährleistet werden. Zudem arbeiten viele Programme nicht DSGVO-konform, so dass ihre Nutzung schnell einen Datenschutzverstoß darstellen kann.

Auch im Arbeitsalltag kann Schatten-IT zu Problemen führen: Viele Programme sind nicht miteinander kompatibel, wodurch wichtige Informationen verloren gehen können. Außerdem verliert man schnell den Überblick, wo welche Daten gespeichert sind, wenn Mitarbeitende unterschiedliche Anwendungen für dieselbe Aufgabe verwenden. Das stört den Betriebsablauf und senkt die Produktivität.

Mögliche Folgen der Nutzung von Schatten-IT

Neben den Problemen im Arbeitsalltag kann die Nutzung von Schatten-IT zu gravierenden geschäftlichen und finanziellen Schäden – bis hin zur Insolvenz – führen. Die Verletzung von Datenschutzbestimmungen kann hohe Bußgelder und einen erheblichen Reputationsverlust nach sich ziehen. Gleiches gilt für den Verlust wichtiger Firmendaten, ohne die eventuell der Geschäftsbetrieb eingestellt werden muss. Hinzu kommen Kosten für die Wiederherstellung der IT, zum Beispiel wenn diese durch einen Virus lahmgelegt wurde, Rechtskosten und Umsatzeinbußen, weil Kundenprojekte nicht umgesetzt werden konnten. Die Risiken, die von Schatten-IT ausgehen, sind unüberschaubar und können schnell existenzbedrohend werden.
 

Warum wird Schatten-IT genutzt?

Schatten-IT schleicht sich in der Regel nicht ein – auch wenn der Name so klingt – sondern wird von den Mitarbeitenden aktiv auf Geräten installiert oder verwendet. Der häufigste Grund dafür ist, dass die Mitarbeitenden glauben, mit ihren eigenen Anwendungen schneller, effizienter oder bequemer arbeiten zu können als mit den offiziell bereitgestellten. Meistens handelt es sich dabei um Cloud-Dienste, um beispielsweise große Dateien zu teilen, oder nicht autorisierte Software. Private Geräte wie Laptops, Smartphones oder USB-Sticks können ebenfalls problematisch sein, da diese in der Regel weniger gut vor Viren etc. geschützt sind.

Auch das Versenden von beruflichen Nachrichten über private Messaging-Apps wie WhatsApp fällt unter Schatten-IT, da diese meist nicht den Sicherheitsstandards des Unternehmens entsprechen. Gleiches gilt für private E-Mail-Konten, die von Cyberkriminellen viel leichter gehackt werden können. Hinzu kommt in den letzten Monaten der zunehmende Einsatz von KI-Anwendungen. Die meisten Programme, die mit künstlicher Intelligenz arbeiten, können kostenlos genutzt werden, entsprechen aber nicht den Datenschutzstandards.

Wie kann man sich vor Schatten-IT schützen?

Im Gegensatz zu vielen anderen Gefahren aus dem Netz, die ein Unternehmen bedrohen, gibt es kaum technische Möglichkeiten, um sich vor Schatten-IT zu schützen. Viel wichtiger ist eine offene und klare Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Diese müssen sich des Risikos bewusst sein und regelmäßig für das Thema sensibilisiert werden. Beispielsweise sollte der richtige Umgang mit privaten Laptops und Smartphones geschult werden, um Sicherheitsvorfälle zu vermeiden. Im Gegensatz dazu sollte die Geschäftsführung ein offenes Ohr für die Bedürfnisse der Mitarbeitenden haben und nur Software und Programme einkaufen, die den Anforderungen der Kolleg:innen tatsächlich entsprechen. Ein kontinuierlicher und offener Austausch ist dabei unabdingbar, da sich Anforderungen und technische Möglichkeiten rasch ändern.

Wird am Ende alles gut? Wie sieht Schatten-IT in der Zukunft aus?

Zum Schluss bleibt nur noch die Frage, ob sich das Phänomen Schatten-IT in den nächsten Jahren verstärken oder abschwächen wird. Die Antwort liegt ganz bei Ihnen! Natürlich werden mit zunehmender Digitalisierung, Technologisierung und der wachsenden Anzahl an KI-Anwendungen auf dem Markt die Möglichkeiten zur Nutzung von Schatten-IT steigen. Jeden Tag gibt es mehr Softwareprogramme auf der Welt, die den Menschen beispielsweise mehr Effizienz versprechen. Gerade kleinere Unternehmen haben oft nicht die Ressourcen, um die neuen Angebote schnell einschätzen und bewerten zu können. Wie gut Sie vor Schatten-IT geschützt sind, hängt also davon ab, wie gut Ihre Mitarbeitenden zu diesem Thema geschult sind und ob Sie zufriedenstellende Software bereitstellen. Wir als EWE unterstützen Sie gern dabei!